خدماتی که واحدهای امداد و پیگیری مستقر در ستادهای اجرایی ارائه میدهند عبارتند از:
در این بخش فرمی مخصوص زائرینی می باشد که گذرنامه خود را به هر نحو ممکن مفقود کردهباشند و یا اینکه صاحب گذرنامه فوت کرده است و همراه آن فاقد گذرنامه می باشد و یا در مواقع نادر کودکی متولد شده باشد، مورد استفاده قرار می گیرد که در ابتدا زائر مشخصات خود را پر میکند و مدیر کاروان نیز مشخصات را تائید می کند و در مرحلهی بعدی ستادهای عربستان با استناد به مشخصات ذکر شده آن را تائید و برای کنسولگری ایران در عربستان ارسال می کند و آنها نیز برگه عبور را صادر می کنند.
گه گاه دیده می شود بعضی از خانمهای کاروان که باردار میباشند زودتر از موعد مقرر نیاز به وضع حمل دارند از این رو با همکاری هیئت پزشکی ایرانی به بیمارستانهای سعودی جهت وضع حمل اعزام می شود و با پر نمودن فرم مشخصات که در ابتدا مشخصات پدر و مادر و در مرحله بعدی مشخصات کاروان اعزامی می باشد و نیز مشخصات نوزاد متولد شده می باشد برگه تولد بیمارستان جهت صدور شناسنامه در ایران صادر میگردد.
این خدمت مخصوص زائرینی می باشد که در کشور عربستان به بیماری دچار شده اند و توسط مطب های موجود در هتلها نیز قادر به بهبود نبوده اند از این رو به بیمارستانهای سعودی ارجاع داده می شوند و یا اینکه بعد از درمانهای اولیه برای ادامه درمان به ایران معرفی می شوند . در این فرم ابتدا مشخصات زائر مصدوم درج می شود و در مرحله بعدی گزارش مصدومیت زائر توسط هیئت پزشکی پر می شود که در این قسمت است که تشخیص می دهند که بایستی ادامه درمان در ایران صورت گیرد یا نه ؟ در قسمت دیگر فرم مشخصات کاروانی فرد مصدوم درج می شود . در بعضی اوقات که بیماران بایستی در عربستان جهت ادامه درمان حضور داشته باشند اگر از مدت اقامت کاروان نیز بیشتر باشد مدیر و یا معاون و یا یک همراه بایستی نزد بیمار بماند از این رو مشخصات کاروان فرد مصدوم الزامی می باشد و در مرحله انتهایی تائیدیه ستاد های عربستان می باشد که در صورت ادامه درمان در ایران بایستی فرم تائید شده ستادها را به سازمان های حج و زیارت استانها جهت ادامه درمان در ایرا ن با هزینه ی بیمه های زائرین ارائه نمود.
در این بخش زائران با توجه به قرارداد با تکمیل فرم مربوطه آن را به واحد امداد و پیگیری ارائه می نمایند .لازم است زائران ارزش دقیق ریالی و در صورت وجود فاکتور اشیاء مسروقه را ضمن کپی برداری به ستاد تحویل و نامه مروبطه جهت معرفی به واحد مرکزی بیمه مستقر در ایران را دریافت می نماید تا چنانچه کالای مسروقه در مدت مشخص شده در قرارداد یافت نشد امور مربوط به پرداخت خسارت در ایران دنبال شود.
روال کار به این صورت است که فرم زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که اموال و یا اشیاء زائرین مفقود گردد . در این زمان زائرین به ستادهای موجود در عربستان مراجعه می کنند و با پر نمودن این فرم پیگیری اولیه بیمه ای اموال مفقود شده خود را می کنند.
روال این فرم بدین صورت است که در ابتدا بایستی زائرین مشخصات خود را در قسمت اول این فرم پر نمایند و در مرحله بعد مشخصات کاروانی و در مرحله بعد مشخصات اشیاء و یا اموال مفقود شده خود را با ذکر ارزش ریالی اجناس ذکر کنند . در مرحله بعدی بایستی اظهارات زائر را مدیر کاروان و روحانی کاروان تائید نمایند و در انتها فرم را به ستادها جهت تائیدیه نهایی ارائه نمایند و اصل فرم را گرفته و برای پیگیری های بعدی در ایران به همراه داشته باشند . در ایران نیز بایستی فرمها را به حج و زیارت استانها ارائه نمایند تا مراحل بیمه ای و پرداخت هزینه به زائرین صورت گیرد.
نکته ای که در اینجا باید اشاره نمود در قراردادهای بیمه ای پول و طلا مورد خسارت قرار نمی گیرند از این رو به زائرین پیشنهاد می شود که پول و یا طلاهای خود را به صندوقهای امانات هتل محل اقامت خود با اخذ رسید تحویل نمائید.
چنانچه زائرین در عربستان به هردلیل فوت نمایند با توجه به درخواست وابستگان درجه اول و انجام امور قانونی اختیار دفن در عربستان و یا ارسال جنازه به ایران جهت دفن استعلام و متناسب با هر روش اقدامات مربوطه به شرح زیر انجام می شود:
این خدمت در مواقعی ارائه میگردد که به دلایل گوناگون نظیر سکته های قلبی و .... زائرین به رحمت خداوند متعال بروند. در این زمان بایستی مدیران کاروان، ستادهای عربستان و هیئت پزشکی را مطلع سازند. مامور امداد و پیگیری بایستی توسط مدیر و یا همراهان متوفی این فرم را تکمیل و به رئیس ستاد ارائه نمایند. در این فرم ابتداً مشخصات زائر متوفی و در مرحله بعد گزارش فوت و در مرحله بعدی نیز مشخصات کاروانی متوفی درج می شود و در انتها نیز مورد تائید ستاد قرار می گیرد . با توجه به اطلاعات و پیگیری از وراث متوفی مشخص می شود که وراث خواستار دفن متوفی در عربستان و یا در ایران می باشند با مشخص شدن این موضوع رئیس ستاد نامه ای به کنسولگری ایران در عربستان ارسال می کند تا اجازه دفن و یا انتقال به ایران متوفی را صادر که با آن اجازه نامه دولت سعودی گواهی شهادت وفات و دیگر اقدامات لازم را انجام می دهد . طبق قراردادی که با بیمه نیز بسته شده اند زائرین بیمه عمر هستند و در صورت فوت زائرین ورثه می توانند با مراجعه به سازمان حج و زیارت استانها و ارائه گواهی وفات و فرم ذکر شده به واحد رفاه و پشتیبانی سازمان اقدامات بعدی جهت دریافت هزینه بیمه عمر را انجام دهند.
در صورت بیماری های حاد که نیاز به به بستری شدن و یا ادامه درمان در ایران داشته باشد نامه ادامه درمان با معرفی از بخش امداد و پیگیری سازمان اخذ و به اداره رفاه سازمان در ایران ارائه تا ضمن معرفی در بیمارستانهای تحت پوشش شرکت بیمهای طرف قرارداد ادامه درمان با حداقل هزینه مطابق قرارداد در ایران انجام شود. به این ترتیب که:
به منظور برقراری امنیت سفر زائرین موسسه فرهنگی عمره سعادت با هماهنگی سازمان نسبت به عقد قرارداد بیمه با شرکتهای بیمه در هر سال عملیات عمره می نماید که در چند سال اخیر این امر راساً توسط سازمان به اجرا درآمده است و هدف از این طرح ایجاد پوشش بیمه ای زائرین در سفر بوده تا در صورت مشکلات احتمالی نظیر پزشکی ، فوت ، سرقت و سایر خدمات مطابق با قرارداهای منعقده در هرسال زائرین با خیالی آسوده تر سفر معنوی خود را به انجام رسانند.
سایر خدمات شرکتهای بیمهگر بر اساس قرارداد منعقد شده با سازمان حج و زیارت عبارتاند از:
به همین منظور روال ارائه خدمات بیمه ای از مبادی ورودی در عربستان تا مبادی خروجی در ایران را شامل بوده و البته در بخشهای مرتبط با بیمه بار و فرودگاهی نیز پیگیری با حضور دائم نماینده شرکت بیمه در فرودگاههای ایران در مبادی ورودی صورت می پذیرد.
از جمله امور دیگر واحد امداد و پیگیری ستادهای عربستان جستجو و پیگیری افراد مفقود شده می باشد که نوعاً افراد خردسال و بزرگسال و بیماران دارای فراموشی و فاقد کارت شناسائی را در بر می گیرد . به جهت جلوگیری از این گونه مشکلات ستادها و مدیران کاروانها به تمامی زائرین سفارش می کنند که کارت زائری خود را همیشه همراه داشته باشند که در صورت گم شدن با نشان دادن آن کارت محل اقامت زائرین مشخص و آنها به سمت هتل محل اقامتشان هدایت شوند.
از این رو اگر افراد کارت شناسایی خود را به همراه داشته باشند مسئولین امداد و پیگیری با تماس با مدیران و یا مستقیماً خودشان زائرین را به هتلشان راهنمائی می کنند . لیکن در موارد متعددی که کارت شناسائی را همراه نداشته باشند بایستی در سیستم نرم افزاری که توسط واحد رایانه ستاد تهیه شده است مشخصات زائرین را وارد تا محل اقامت را پیدا کنند و به هتلشان برده شوند . بدیهی است ارائه مشخصات حداقلی شامل نام و نام خانوادگی و نام پدر و در موارد متعددی استان یا شهرستان محل اعزام کمک قابل توجهی به تسریع در شناسائی فرد گمشده و راهنمائی وی خواهد شد.
به جهت تسهیل بیشتر امور نقشه موقعیت مکانی و جغرافیائی هتلها در کلیه ستادها الصاق شده و زائرین به سادگی از طریق نقشه مذکور قادر خواهند بود که به تنهائی محل اقامت خود را بیابند.
با تمام شرایط فوق توصیه می شود همه زائرین عزیز اعم ازخردسال تا بزگسال و با هر موقعیت شغلی و شخصیتی در تمام طول سفر و حتی در فروشگاهها کارت شناسائی خود را که در برگیرنده مشخصات فردی و اقامتی وی در شهرهای مدینه ومکه میباشد به همراه داشته باشند.
به منظور دسترسی یه ستادها آدرس و تلفن آنها در جدول زیر آورده شده است:
| ردیف | نام ستاد | شهر | محل | تلفن | نشانی |
|---|---|---|---|---|---|
| ۱ | ستاد مرکزی موسسه | مکه | هتل دارالهادی – طبقه اول | ۰۰۹۶۶۲۵۵۷۷۸۸۸ | شارع العزيزيه -شارع مسجد الشيخ |
| ۲ | ستاد مرکزی مکه | مکه | هتل هبة الله – طبقه T1 | ۰۰۹۶۶۲۵۴۹۸۸۵۵ | الحفائر - شارع ام القري |
| ۳ | ستاد فرعی منطقه ۱ مکه | مکه | هتل سمر | ۰۰۹۶۶۲۵۷۰۰۹۹۹ | شارع مسجد الحرام مقابل امانه العاصمه المقدسه اول شارع ريع ذاخر |
| ۴ | ستاد فرعی منطقه ۲ مکه | مکه | هتل الصفوه الجراند | ۰۰۹۶۶۲۵۳۰۷۵۱۰ | شارع ابراهيم خليل - بعد فندق زيدان (ماسه العربيه) - علي اليمين |
| ۵ | ستاد فرعی منطقه ۳ مکه | مکه | هتل کریستاله ۳ | ۰۰۹۶۶۲۵۲۷۰۷۵۲ | شارع الجياد السد بعد نفق محبس الجن علي اليمين |
| ۶ | ستاد مرکزی مدینه | مدینه | هتل بدرالعوالی – طبقه اول |
۰۰۹۶۶۴۸۲۹۲۱۱۵ ۰۰۹۶۶۴۸۲۹۲۱۱۷ |
منطقه مرکزي جنوبي مقابل بقيع |
| ۷ | ستاد فرعی منطقه ۱ مدینه | مدینه | هتل روضه الفاخره | ۰۰۹۶۶۴۸۲۹۰۰۱۰ | منطقه مرکزي شمالي - مقابل هتل ساحه سفير |
| ۸ | ستاد فرعی منطقه ۲ مدینه | مدینه | هتل صافیه الیاس | ۰۰۹۶۶۴۸۱۹۶۰۸۰ | منطقه مرکزي غربي |
| ۹ | ستاد فرودگاه جده | جده | فرودگاه جده – مبنی الحجاج | ۰۰۹۶۶۲۶۹۶۸۱۵۱ | فرودگاه جده – مبنی الحجاج |
نمونه کارت شناسایی زائرین به این شکل است:
